Doanh nghiệp muốn hoạt động và tăng trưởng thì tất yếu phải tìm ra và xử lý tận gốc những nút cổ chai (bottleneck) trong quy trình. Nhưng tìm ở đâu, tìm như thế nào để có được kết quả nhanh chóng và chính xác?
Trong doanh nghiệp bạn hiện đang có bao nhiêu quy trình nghiệp vụ?
Bao nhiêu trong số chúng đảm bảo được input (đầu vào) và output (đầu ra) chuẩn xác giống như được thực hiện bằng cỗ máy?
Hay bạn vẫn thấy đâu đó có sai lệch và sự tắc nghẽn của khiến mọi nhân sự tham gia đều phàn nàn?
Nếu bạn đang đọc tới dòng này, chắc hẳn bạn đã nhận thức được vấn đề về thứ gọi là “nút cổ chai” đó.
Bạn muốn tìm cách tìm ra chúng càng sớm càng tốt để có biện pháp xử lý triệt để về sau? Vậy thì bài viết này chính là dành cho bạn.
Khái niệm “nút cổ chai”
Khái niệm nút cổ chai (bottleneck) xuất phát từ câu chuyện dốc các viên bi ra khỏi một cái chai có cổ hẹp. Một quá trình lý tưởng được vẽ ra: vì đường kính của mỗi viên bi nhỏ hơn chiều rộng của cổ chai nên luôn dễ dàng lọt ra ngoài, miễn là phần cổ chai được hướng xuống dưới. Tuy nhiên thực tế lại không đơn giản như vậy. Một số viên bi sẽ cùng xuất hiện tại cổ chai đó mà không tuân theo nguyên tắc lần lượt. Ta gọi nó là sự tắc nghẽn.
Mô tả nút thắt cổ chai
Trên thực tế, mỗi quy trình nghiệp vụ có thể bao gồm nhiều hơn một nút cổ chai. Nút cổ chai của quy trình này cũng có thể là nút thắt của những quy trình khác. Thật không may, một nút cổ chai thường chỉ được nhận biết và thừa nhận sau khi nó đã gây ra sự tắc nghẽn đáng kể.
Trong các yếu tố của quy trình nghiệp vụ, thứ gì có thể trở thành “nút cổ chai”?
Bạn có thể thắc mắc, có phải nút cổ chai chỉ tồn tại trong quy trình sản xuất hàng hoá hay không? Ví dụ như trong sản xuất mặt hàng bánh kẹo, mỗi ngày có 1000 chiếc bánh được tạo ra nhưng bộ phận đóng gói vỏ giấy lại chỉ xử lý được 600 chiếc - tương đương với 60% sản lượng chuẩn - và vì thế nên bộ phận đóng hộp liền sau đó không được nhận đủ số lượng đầu vào theo kế hoạch?
Sự thật là, mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp bạn đều có nguy cơ đang tồn tại nút cổ chai, thậm chí phần lớn trong số chúng đã từng gặp phải nút cổ chai ở giai đoạn đầu mới xây dựng.
Có hai loại nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp:
Nút cổ chai ngắn hạn: Được gây ra bởi các nguyên nhân mang tính chất bất ngờ và tạm thời. Ví dụ như một thành viên cốt cán trong dự án bị ốm phải nghỉ phép trong 03 ngày, vì không ai có đủ khả năng đảm nhận thay anh ta nên công việc sẽ bị tồn đọng lại.
Nút cổ chai dài hạn: Là những tắc nghẽn xảy ra thường xuyên, lặp lại trong thời gian dài mà chưa được giải quyết. Ví dụ như một công ty media có tới 05 video editor làm việc năng suất nhưng lại chỉ có một người duy nhất chịu trách nhiệm xét duyệt nội dung, nên các sản phẩm cuối cùng luôn được công bố chậm trễ so với deadline trong kế hoạch.
Vậy tóm lại, nút cổ chai có thể là… thứ gì?
Câu trả lời là bất cứ tài nguyên (hữu hình, vô hình) nào mà doanh nghiệp bạn đang sở hữu hoặc các tác động từ phía bên ngoài. Ví dụ:
Một quy trình xử lý công văn thủ công, rườm rà
Một chính sách lỗi thời không phù hợp với quy định mới của Pháp luật
Một tư duy quản lý vi mô (micromanagement) cản trở việc sáng tạo
Một chiếc xe tải thường xuyên phải bảo hành, sửa chữa
Một nhân viên mới còn bỡ ngỡ với công việc
Một nhân viên bàn giao thông tin sai lệch, cần thời gian để sửa chữa lại
Một nhà quản lý bận bịu chưa xét duyệt báo cáo
Một bộ phận teamwork kém hiệu quả, không phân công được hết các đầu việc
Ứng viên phản hồi email chậm trễ trong quy trình tuyển dụng
...
Như vậy ở bài viết này chúng ta đã tìm hiểu được nút cổ chai (bottleneck) là gì. Bài viết sau chúng ta sẽ tìm hiểu rõ hơn lý do cần phát hiện và cách để xác định nhanh chóng và chính xác các nút thắc cổ chai.
Cùng đón đọc nhé!
Tìm hiểu về: phần mềm erp theo yêu cầu
(Internet - base.vn)